Gdynia. Elektronika wkracza do urzędu

Digitalizację niektórych dokumentów rozpoczyna Urząd Miasta w Gdyni. Na nośnikach elektronicznych, zamiast w wersji papierowej, przechowywana będzie wkrótce m.in. dokumentacja podatkowa i karty ewidencji lokali mieszkalnych.
- Takich dokumentów jest bardzo dużo, a nasze archiwa ciągle rosną - przekonuje Jerzy Zając, dyrektor Urzędu Miasta w Gdyni. - Staje się to już powoli uciążliwe. Mamy obecnie 16 kilometrów druków w archiwum, zajmuje ono sporą powierzchnię. Musimy zatrudniać pracowników na etatach specjalnie po to, aby porządkowali i pilnowali tych dokumentów. Digitalizacja pozwoli ograniczyć te uciążliwości.
Urzędnicy podkreślają jednak, że przechowywanie dokumentów na nośnikach elektronicznych nie zlikwiduje całkowicie tradycyjnego, papierowego archiwum.
- Część dokumentów nadal będziemy musieli przechowywać w wersji papierowej, bo nakazują nam to przepisy - mówi Jerzy Zając. - Czekamy na zmianę regulacji prawnych w tym zakresie. Dla nas byłoby najwygodniej, gdyby każdy dokument w wersji elektronicznej, traktowany był tak samo, jak druk papierowy. Ale do tego jest jeszcze daleka droga.
Wprowadzenie digitalizacji dokumentów to nie pierwsze działania w gdyńskim magistracie, które mają ograniczyć rozrastanie się miejskiego archiwum. Część urzędników już od końca 2006 r. dysponuje certyfikatami i czytnikami kart, które pozwalają im przyjmować i wysyłać dokumenty z podpisami elektronicznymi. Urządzenie takie używa m.in. przewodniczący rady miasta do podpisywania wersji elektronicznych uchwał rady i główna księgowa, która elektronicznym podpisem sygnuje zgłoszenia do ZUS. Powoduje to, że dokumentów nie trzeba drukować i wysyłać tradycyjną pocztą. Dzięki temu urzędnicy oszczędzają na papierze i kosztach przesyłek. A specjalne czytniki kart sukcesywnie posiadać będzie coraz większe grono pracowników magistratu.
- Zakładamy że podpisem elektronicznym sygnowane będą także zarządzenia prezydenta, decyzje wydawane przez UM w Gdyni oraz dokumenty wysyłane przez tzw. skrzynkę podawczą - informuje Jerzy Przeworski, naczelnik wydziału informatyki Urzędu Miasta Gdyni.
Część dokumentów urzędowych po kilku latach można niszczyć, ale inne, np. te z Urzędu Stanu Cywilnego, przechowywać trzeba dożywotnio.